Realizując projekt należy pamiętać, iż zapisy umowy o dofinansowanie są wiążące. Nie można samodzielnie dokonywać modyfikacji projektu bez uzyskania wcześniejszej akceptacji przez Dolnośląską Instytucję Pośredniczącą zakresu zmian planowanych do wprowadzenia.

Należy pamiętać, że od momentu przygotowania wniosku o dofinansowanie do podpisania umowy o dofinansowanie może minąć kilka miesięcy. Realizacja projektu to kolejne miesiące, a nawet lata – w tym czasie mogą zmienić się warunki rynkowe, plany inwestycyjne firmy, założenia projektu itp. W związku z tym w trakcie realizacji projektu może pojawić się potrzeba wprowadzenia zmian. Jest to możliwe pod warunkiem zachowania obowiązujących procedur. Samowolne działania mogą doprowadzić do utraty części lub nawet całości dotacji. Szczególnej uwagi wymaga dokonywanie zmian finansowych, które nie mogą doprowadzić do zwiększenia kwoty dofinansowania, ani przekroczenia ustalonych w projekcie limitów wydatków.

Zaleca się, aby przed dokonaniem jakichkolwiek modyfikacji skontaktować się z opiekunem projektu i skonsultować zakres zmian planowanych do wprowadzenia. Opiekun projektu doradzi, jakie dokumenty należy złożyć aby wprowadzić zmiany w projekcie. Zasady dokonywania zmian reguluje umowa o dofinansowanie projektu. Zmiany dokonywane są zawsze w odniesieniu do pierwotnych założeń projektu określonych w zaakceptowanym wniosku o dofinansowanie, w którym opisany jest Twój projekt. Zakres zmian nie jest dowolny – należy również pamiętać, że niemożliwe jest wprowadzenie do projektu zmian zmierzających do zwiększenia kwoty przyznanego dofinansowania. Nie jest również możliwa taka zmiana umowy w zakresie warunków realizacji projektu, która skutkowałaby nieprzyznaniem Beneficjentowi dofinansowania gdyby projekt w takiej postaci podlegał ocenie i wyborowi na etapie konkursu. W przypadku zmian w projekcie, które zdaniem DIP mają zasadniczy wpływ na cel projektu, projekt może zostać poddany ponownej ocenie przez Komisję Oceny Projektów.

Najczęściej występujące zmiany w projektach to:

1) przesunięcia środków pomiędzy poszczególnymi wydatkami kwalifikowalnymi w stosunku do wielkości wskazanej we wniosku o dofinansowanie,
2) zmiana wielkości wskaźników produktu lub rezultatu (jeśli zmiana ta nie wpływa na cel projektu a wartość wskaźników nie była czynnikiem decydującym o uzyskaniu punktów na etapie oceny wniosków),
3) aktualizacja harmonogramu płatności,
4) aktualizacja harmonogramu realizacji projektu oraz zmiana zakresu projektu,
5) zmiany kwoty wydatków kwalifikowalnych, dofinansowania lub wartości całkowitej projektu,
6) zmiany okresu realizacji projektu,
7) zmiany numeru rachunku bankowego wymienionego w umowie,
8) zmiany adresu siedziby Beneficjenta,
9) zmiany miejsca lokalizacji projektu,
10) zmiany nazwy Beneficjenta oraz formy prawnej Beneficjenta,
11) zmiany daty osiągnięcia wartości docelowej wskaźnika rezultatu.

Analizuj na bieżąco stan realizacji swojego projektu i jego zgodność z zapisami umowy o dofinansowanie. W przypadku, gdy zauważysz potrzebę dokonania zmiany w projekcie, zawsze skonsultuj się z opiekunem projektu.